Privacy Policy per il Servizio di Assistenza Clienti tramite il canale WhatsApp

Tenute Ruffino S.r.l. Società Agricola (di seguito “Ruffino”, “noi”, “ci”) con sede in Via Poggio al Mandorlo 1, Loc. Quarate, Bagno a Ripoli (FI), in qualità di titolare del trattamento, nel pieno rispetto delle disposizioni dettate dal Regolamento UE 2016/679 – General Data Protection Regulation – (di seguito “GDPR”) e dal D. Lgs. 30 giugno 2003, n.196, così come modificato dal D. Lgs. 10 agosto 2018, n.101 (complessivamente la “Normativa privacy applicabile”), desidera fornire agli utenti del sito web di Ruffino e ai clienti delle sue strutture (di seguito gli “Interessati”), che intendono avvalersi del canale di assistenza WhatsApp, indicazioni chiare e semplici circa il trattamento dei loro dati personali.

Caratteristiche del Servizio

Il servizio di assistenza fornito attraverso il canale WhatsApp è un servizio del tutto opzionale, volontario e facoltativo, attivato previa espressa richiesta da parte del singolo Interessato. Per le ulteriori informazioni circa le condizioni applicabili all’uso del servizio WhatsApp, si invita a consultare i relativi termini di utilizzo del servizio: https://www.whatsapp.com/legal?lang=it . In caso di dubbi o domande rispetto a quanto riportato di seguito, si invita a contattare Ruffino ai recapiti sotto indicati.

Origine e tipologia di dati personali trattati

I dati personali sono forniti dall’Interessato all’atto della richiesta del servizio di assistenza mediante il canale WhatsApp. A titolo esemplificativo, verranno trattatati i seguenti dati personali: nome e cognome, username e/o immagine associata al profilo WhatsApp utilizzato, numero di cellulare.

L’immagine del profilo potrà essere visualizzata dall’operatore incaricato di gestire la richiesta e debitamente autorizzato al trattamento, ma la stessa non sarà conservata in alcun database. Qualora l’interazione avvenisse tramite sistemi chatbot, l’immagine del profilo non sarà in alcun modo utilizzata né conservata. Ruffino non tratterà in alcun modo dati personali dell’Interessato ulteriori a quelli strettamente necessari per l’erogazione del servizio di assistenza ed eventualmente forniti dall’Interessato mediante l’upload di file non richiesti (ad es. categorie particolari di dati, dati di geolocalizzazione).

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per dare corso ad una specifica – e volontaria – richiesta di assistenza tramite canale WhatsApp da parte dell’Interessato, nonché per gestire le relative attività connesse/strumentali. Per questa finalità la base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali su richiesta dell’Interessato (art. 6 (1) b GDPR).

Modalità di trattamento, conferimento e conservazione dei dati

I dati personali dell’Interessato saranno trattati per mezzo di strumenti informatici/telematici e con modalità volte ad assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati, nel rispetto di quanto definito dalla Normativa privacy applicabile. Pertanto, i dati personali saranno trattati e conservati nel pieno rispetto dei principi di necessità, minimizzazione dei dati e limitazione del periodo di conservazione, mediante l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate al livello di rischio dei trattamenti e per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, comunque per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità di gestione delle richieste di assistenza relative ai servizi richiesti.

Il conferimento dei dati è necessario al fine di consentire la corretta erogazione del servizio di assistenza tramite canale WhatsApp. Infatti, la loro mancata comunicazione comporterebbe l’incapacità di dare esecuzione alle richieste ricevute.

Categorie di destinatari dei dati personali

Senza che sia necessario un consenso esplicito, Ruffino potrà comunicare i dati personali alle seguenti categorie:

• personale autorizzato di Ruffino e di altre società del Gruppo Ruffino;
• i nostri fornitori di servizi terzi, i quali agiscono come responsabili del trattamento e sono nominati e incaricati sulla base di un contratto specifico. I fornitori di servizi tratteranno i dati personali dell’Interessato per nostro conto solo nella misura necessaria a svolgere le loro funzioni di supporto (ad es. elaborazione dei pagamenti), in conformità alle nostre istruzioni e alla Normativa privacy applicabile. È possibile richiedere l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento contattandoci ai recapiti indicati di seguito;
• terzi quali revisori dei conti, consulenti legali o altri consulenti professionali;
• soggetti cui tale comunicazione debba essere effettuata per adempiere a prescrizioni dettate da normative nazionali e comunitarie (ad esempio: Autorità Giudiziaria, amministrativa o ad altro soggetto pubblico legittimato a richiederli, nei casi previsti dalla legge).

E’ possibile ottenere la lista aggiornata dei soggetti con cui condividiamo i dati personali contattandoci ai recapiti indicati in basso nella presente Privacy Policy.

Trasferimento dei dati extra-UE

L’utilizzo del canale WhatsApp e il transito dei dati potrebbe comportare temporaneamente il trasferimento degli stessi negli Stati Uniti d’America, ove ha sede la società WhatsApp Inc., che rispetto a tale parte del processo opererà in qualità di autonomo titolare del trattamento. Per ottenere maggiori informazioni riguardanti il trattamento di dati personali da parte di WhatsApp Inc., è possibile consultare l’informativa al link https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?lang=it Il trasferimento dei dati personali verso gli USA avverrà adottando garanzie adeguate per assicurare un livello di protezione dei dati sostanzialmente equivalente a quello garantito dallo Spazio Economico Europeo. In particolare, faremo affidamento sul Data Privacy Framework (“DPF”), che regolamenta il trasferimento di dati tra Unione europea e USA.

E’ possibile ottenere maggiori informazioni sui Paesi in cui trasferiamo i dati personali e sulle garanzie che adottiamo per tali trasferimenti contattandoci ai recapiti indicati in basso nella presente Privacy Policy.

Diritti degli Interessati

Gli Interessati possono contattare Ruffino, ai recapiti indicati di seguito, per esercitare i diritti previsti dalla Normativa privacy applicabile, tra cui:

• Diritto di accesso: è possibile richiedere l’accesso ai propri dati e verificarne l’origine e l’accuratezza.
• Diritto alla portabilità: in alcuni casi, è possibile anche ottenere una copia dei dati personali di uso comune e leggibile a macchina per consentire agli Interessati di esercitare il diritto alla portabilità dei dati e di trasferirli a un altro titolare del trattamento o chiederci di trasferire tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento, nella misura in cui ciò sia tecnicamente possibile.
• Diritto di rettifica: l’Interessato può richiedere l’integrazione di dati incompleti e la rettifica o l’aggiornamento di dati inesatti.
• Diritto di cancellazione: l’Interessato può richiedere la cancellazione dei propri dati e la portabilità degli stessi.
• Diritto di limitare il trattamento: l’Interessato può richiedere la limitazione del trattamento e opporsi al trattamento dei suoi dati personali.
• Diritto di revocare il proprio consenso: l’Interessato può revocare il consenso eventualmente prestato. Tale revoca, tuttavia, non pregiudicherà la liceità del trattamento realizzato prima della revoca del consenso.
• Diritto di presentare un reclamo: l’Interessato può presentare un reclamo all’autorità di controllo competente (in Italia il Garante per la Protezione dei Dati Personali) e contattare l’autorità se l’esercizio dei vostri diritti è soggetto a ritardi, restrizioni o esclusioni.
• Diritto di opposizione: come previsto dalla Normativa privacy applicabile, l’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali per motivi legati alla sua situazione particolare e potremmo essere tenuti a non trattare più i suoi dati personali, a meno che non dimostriamo motivi legittimi impellenti per il trattamento o per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di rivendicazioni legali.

Dati di contatto

In caso di domande o commenti in merito alla presente Privacy Policy o alle nostre pratiche in materia di privacy, se si desidera esercitare i propri diritti come indicato al precedente punto, o ricevere l’elenco aggiornato dei nostri responsabili del trattamento dei dati e delle terze parti con cui condividiamo i vostri dati personali o ricevere ulteriori informazioni sul test di bilanciamento effettuato quando ci basiamo sul nostro legittimo interesse per il trattamento dei dati e sul trasferimento dei dati personali a Paesi terzi, potete scrivere a:

Tenute Ruffino S.r.l. Società Agricola con sede in Via Poggio al Mandorlo 1, Loc. Quarate, Bagno a Ripoli (FI), email: tenuteruffino@ruffino.it o hospitality@ruffino.it